گام به گام راهنمایی برای درک فرایند تجزیه و تحلیل شکاف

عملی که از طریق آن مشاغل عملکرد واقعی خود را به عملکرد مورد نظر یا مورد انتظار خود ارزیابی می کنند ، به عنوان "تجزیه و تحلیل شکاف" شناخته می شود. این ارزیابی برای بررسی اینکه آیا یک شرکت در حال دستیابی به اهداف و استفاده مؤثر و خوب از منابع خود است ، استفاده می شود.

این یک روش برای یک سازمان است که بتواند شرایط موجود خود را تحقق بخشد و با نیازهای مورد نظر آن را مخلوط کند. شما می توانید این کار را با محاسبه متغیرهای زمان ، نیروی کار و پول انجام دهید. پس از این ارزیابی ، سازمانها معمولاً بین شرایط موجود و مورد انتظار تفاوت هایی پیدا می کنند.

با استفاده از داده ها ، بخش های مربوطه یک سازمان می توانند یک برنامه عملی را برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی یا وضعیت فعلی خود برای معیار شکاف عملکرد طراحی و ایجاد کنند.

تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

فرایند تجزیه و تحلیل شکاف هنگامی مفید است که شرکت ها نمی توانند بهترین میزان خود را از نظر عملکرد فعال کنند. این محدودیت معمولاً نتیجه استفاده ناکارآمد از منابع شرکت ، سرمایه ، فناوری و غیره است.

تجزیه و تحلیل شکاف همچنین می تواند به تجزیه و تحلیل نیازها گفته شود. یک فرایند تجزیه و تحلیل شکاف نقش مهمی ایفا می کند و برای بهره وری و کارآیی یک شرکت بسیار حیاتی است. شرکت ها از این روش برای ارزیابی و دستیابی به اهداف خود از جایی که در حال حاضر ایستاده اند استفاده می کنند. این ارزیابی در خدمت هدف اساسی دیگر برای یافتن اینکه آیا سازمان از برنامه عمل منحرف شده است و در این صورت ، تنظیمات لازم را انجام داده است.

چرا تجزیه و تحلیل GAP بسیار مهم است؟

برای دستیابی به کارآیی و عملکرد بیشتر ، شرکت تجزیه و تحلیل شکاف را برای بررسی و ارزیابی نسخه فعلی و تعیین تلاش های لازم برای بستن "شکاف ها" از عملکرد ایده آل انجام می دهد. تجزیه و تحلیل شکاف معمولاً توسط مدیران پروژه و بهبود فرآیند در فناوری اطلاعات به کار می رود. GAP مبنای طراحی یک برنامه عملی و یک کشور هدف را در یک فرآیند تجارت تجزیه و تحلیل می کند.

فواید انجام تجزیه و تحلیل شکاف این است که وسیله ای برای اندازه گیری عملکرد را معرفی می کند و به عنوان مقیاس کار می کند و به شرکت ها این امکان را می دهد تا عملکرد فعلی را در مقایسه با نسخه هدفمند اندازه گیری کنند.

موارد زیر نمونه هایی از نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف برای شرکت های خود است:

• روش های مختلفی برای یک شرکت وجود دارد که در آن فرآیندهای عملیاتی سازمان از نظر سودآوری ، رضایت مشتری ، قدرت و هزینه زنجیره تأمین قرار بگیرند ، که شکاف عملکرد می تواند به اندازه گیری کمک کند.
• شرکتهای کوچک ممکن است استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف را برای برنامه ریزی بهتر توزیع خود در هنگام تعیین نحوه توزیع منابع انسانی خود مفید بدانند.
• ابزارهای موجود برای تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد که عملیات یا کارکردهای خود را در توسعه نرم افزار ثبت و شناسایی می کند که یا ناخواسته ، عمدی یا وجود ندارند و وجود ندارند و باعث ایجاد نیاز به ایجاد آنها می شوند.
• ابتکارات انطباق تجزیه و تحلیل شکاف و کمک به مطابقت با همه موارد مقررات.
• تجزیه و تحلیل GAP به ارزیابی و شناسایی مهارت های کار سازمان در اختیار ، عدم وجود یا نیاز به آن کمک می کند.

چگونه با ابزارهای تجزیه و تحلیل GAP کار می کنید؟

یک سازمان ممکن است با بررسی اهداف و اهداف تجارت ، کل فرهنگ شرکت ، عملکرد فعلی و استراتژی های طراحی برای دستیابی به یک کشور آینده مشخص ، تجزیه و تحلیل شکاف را آغاز کند.

پس از شروع تجزیه و تحلیل شکاف ، مرحله بعدی تجزیه و تحلیل عملکرد تجاری است که در حال حاضر با جمع آوری داده های مربوط به نحوه توزیع منابع و نحوه عملکرد آنها وجود دارد. منابع داده با توجه به عملکرد یا فرآیند مورد ارزیابی متفاوت خواهند بود. فرآیندهای احتمالی که باید درگیر شود ، به عنوان مثال ، بررسی اسناد ، ارزیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) یا یک سیستم معیار مشابه ، یعنی تجزیه و تحلیل آفات ، طوفان مغزی ، مشاهده عملیات مربوط به پروژه ، انجام مصاحبه با ذینفعان و موارد دیگرواد

مرحله بعدی نیاز به یک استراتژی منسجم و کامل را برانگیخته است. برنامه ریزی استراتژیک برای کمک به برآورده کردن انتظارات پس از مقایسه داده های عملکرد واقعی در برابر اهداف تعیین شده یا ایالات آینده طراحی شده است.

انواع تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

انواع مختلفی از ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد که یک سازمان بسته به اهداف خود از آن انتخاب می کند. در زیر برخی از روشهای استاندارد تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد:

چارچوب مک کینزی 7-S

این ابزار تجزیه و تحلیل GAP McKinsey & Co. ویژگی های سازمانی را که با اهداف مطابقت دارد برجسته می کند و "چشم پرندگان از فرآیندهای عملیاتی سازمان شما" را ارائه می دهد. رویکرد 7-S یک بنگاه را با استفاده از هفت گروه افراد محور ارزیابی می کند.

این رویکرد به جداسازی و شناسایی شکاف بین انتظارات و شرایط فعلی کمک می کند. سپس این شرکت می تواند با معرفی راه حل های خاص برای هر دسته ، به طور جداگانه روی هر گروه کار کند.

روش تجزیه و تحلیل SWOT - قدرت ، ضعف ، فرصت و تهدیدها (SWOT)

تجزیه و تحلیل SWOT ویژگی هایی را که باعث ایجاد محصول ، پروژه یا کارآیی و عملکرد شخص در یک محیط عملیاتی می شود ، مشخص می کند. این شناسایی به یک سازمان کمک می کند تا ضمن به حداقل رساندن خطرات ، به نقاط قوت و منابع مستقیم خود بازی کند.

مدل هماهنگی نادلر-توشمن

رویکرد نادلر-توشمن بررسی می کند که چگونه عملیات شرکت ها با هم کار می کنند و چگونه GAP ها با شناسایی کاستی های عملیاتی یا شکاف و با ارزیابی سیستم ورودی به خروجی سازمان ، بر بهره وری عملیاتی تأثیر می گذارند.

این رویکرد فرایندهای تجاری را به عنوان ورودی ، تحول و خروجی طبقه بندی می کند. محیط ، منابع ملموس و نامشهود و فرهنگ محل کار همه بخشی از ورودی هستند. این تحول شامل سیستم ها ، افراد و فعالیت های پروژه است که ورودی را به خروجی تبدیل می کند. فرض بر این است که خروجی در هر سطح ، چه در یک سیستم ، گروه و چه فردی اتفاق می افتد. این رویکرد به مشاغلی که از همگام سازی خارج هستند کمک می کند.

این رویکرد پویا و پیشرفتی است. این نشان دهنده هماهنگی مؤلفه های مختلف در یک سیستم است. هرچه این مؤلفه ها با هم بهتر عمل کنند ، سازمان بهتر عمل خواهد کرد. این نشان می دهد که چگونه شکاف ها به دلیل عدم هم افزایی بین توابع ورودی کافی و تحول ایجاد می شوند. این رویکرد همچنین اثرات ورودی ها ، خروجی ها و توابع تحول را بر روی یکدیگر همبستگی دارد.

نمودار

یک نمودار قارچ ماهی ، که به عنوان نمودار علت و معلول نیز شناخته می شود ، به شما کمک می کند تا علت اصلی یک مشکل را تعیین کنید. این ابزار به بررسی مشکلی که در حالت عملیاتی فعلی با آن روبرو است ، کمک می کند. این شامل 6ms است. اندازه گیری ، مواد ، انسان ، محیط ، روش و ماشین ، شما را قادر می سازد تا نحوه مشارکت آنها در مشکل اصلی را بررسی کنید.

بعد از تجزیه و تحلیل GAP چیست؟

ایده پردازی اولین گام در تحلیل شکاف است و بدون اجرا بی فایده است. اجرای ایده‌ها و برنامه‌ها برای شکاف‌های عملکرد بهتر کار سختی است. بینش هایی که ممکن است در مورد بستن شکاف های عملکرد از طریق ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف به دست آورده باشید، اساس چگونگی بهبود وضعیت فعلی و مناطق تمرکز مشخص شده است.

نکته کلیدی این است که در اجرای الزامات تجاری برای دستیابی به وضعیت مطلوب بدون توجه به اینکه چقدر چالش برانگیز است، ادامه دهید. جمع آوری داده های مرتبط و ایده های طوفان فکری برای مقابله با شکاف ها نسبتا آسان است. با این حال، یک تجزیه و تحلیل منسجم باید شامل مراحل اضافی برای اطمینان از اجرای ایده ها تا جزئیات باشد.

چگونه ایده ها را اجرا می کنید؟

مرحله 1: از یک الگوی تجزیه و تحلیل شکاف استفاده کنید که مناسب شما باشد.

یک چارچوب، زمینه های مهم نگرانی را خلاصه و برجسته می کند و به شما امکان می دهد آنها را ردیابی کنید. هر کارمند می تواند آن را دنبال کند و بداند که چگونه و چه کاری و چرا باید انجام دهد. این امر آنها را از وضعیت فعلی و اهداف خاصی که همه با پیروی از چارچوب به آن دست خواهند یافت، آگاه می کند.

یکی از چارچوب های برنامه ریزی استراتژیک بهتر موجود، کارت امتیازی متوازن است. دیگر مدل‌های برجسته عبارتند از اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، نیروهای پنج‌گانه پورتر، و هدف‌گیری ایالات آینده.

مرحله 2: با استفاده از داده های شکاف عملکرد، یک چارچوب ایجاد کنید.

با استفاده از داده های تجزیه و تحلیل شکاف، در این مرحله شروع به نتیجه گیری چارچوب می کنید.

• اهداف - از اهدافی (آنچه می خواهید به آن دست یابید) که در مراحل قبلی مشخص کرده اید استفاده کنید.
• اندازه‌گیری‌ها - اندازه‌گیری‌ها مکانیسم‌های ردیابی برای بررسی اینکه آیا اهداف تعیین‌شده را انجام می‌دهید یا خیر. هر هدف باید چند معیار داشته باشد.
• پروژه ها - پروژه ها مجموعه خاصی از استراتژی ها و اقداماتی هستند که برای دستیابی به اهداف ایجاد شده اند. هر هدف اغلب با یک یا چند ابتکار مورد توجه قرار می گیرد. این یک رویه رایج در اکثر مشاغل است و تجزیه و تحلیل شکاف تولید راه حل هایی را برای از بین بردن شکاف ها تشویق می کند.

مرحله 3: پیاده سازی و نظارت

در نهایت، هنگامی که از تخصیص منابع کافی برای حوزه تمرکز برنامه اطمینان حاصل کردید و سازمان خود را آگاه کردید، برنامه خود را اجرا کنید و به طور معمول آن را تجزیه و تحلیل کنید.

نتیجه

تجزیه و تحلیل شکاف می تواند به کل کسب و کار شما کمک کند تا عملکرد را ردیابی کند و شکاف ها را کاهش دهد. بنابراین باید توجه زیادی به نظارت بر روند اجرا داشته باشید. آیا شرکت شما در وضعیت فعلی خود به تجزیه و تحلیل شکاف نیاز دارد؟

به ما اجازه دهید فرآیندهای کسب و کار خود را درک کنیم و ببینیم آیا به تجزیه و تحلیل شکاف نیاز دارید یا خیر. استندارد می تواند خدماتی را برای کمک به هدایت سازمان شما از طریق این فرآیند پیاده سازی برای برآورده کردن انتظارات شما ارائه دهد.